Shuttle Service für Veranstaltungen

Shuttle Service für Veranstaltungen

Die Organisation von Veranstaltungen, Festen und Hochzeitsfeiern erfordert oftmals viel Arbeit. Wir würden Ihnen gerne ein Stück dieser Last abnehmen und uns um den Transport Ihrer Gäste kümmern.

So funktioniert es:

Wir stellen Ihnen einen Kleinbus als Shuttle-Service zur Verfügung, der pro Fahrt 8 Fahrgäste befördern kann.

Das Shuttle startet am Veranstaltungsort zur vereinbarten Zeit. Alle anfallenden Fahrten werden nach Ihren Vorgaben durchgeführt. Am Ende jeder Fahrt kommt das Fahrzeug zurück zum Veranstaltungsort und steht für die nächste Fahrt bereit.

Dabei können Sie entscheiden, ob ein festes Ziel angefahren wird (z.B. ein Hotel), mehrere Ziele zur Auswahl stehen oder ob die Gäste frei entscheiden, wo sie gern hingebracht werden möchten.

Auch entscheiden Sie, wann der Auftrag beendet ist. Die kann spontan vor Ort entschieden werden oder es kann eine feste Uhrzeit für die letzte Fahrt vereinbart werden. Oder das Fahrzeug bleibt einfach so lange im Einsatz, bis der letzte Gast die Veranstaltung verlässt.

Konditionen:

Für die Bereitstellung eines Fahrzeugs je Einsatzstunde, einschließlich Fahrer bzw. Fahrerin, einschließlich aller angefallenen Fahrten/Kilometer kostet 135,- Euro.

Die Einsatzzeit beginnt ab dem Termin der Bereitstellung am Veranstaltungsort und endet, wenn das Fahrzeug nicht mehr benötigt wird und die Rückfahrt zum Betriebssitz antritt. 

Für die einmalige Anfahrt des Fahrzeugs vom Betriebssitz in Roth zum Einsatzort wird nach aktuellem Mietwagentarif abgerechnet (Stand 2024: 2,70 € je Kilometer). Beispiel: Die Anfahrt nach Georgensgmünd (10 km) kostet ca. 27,00 Euro.

Fahrzeugplanung

Der Kleinbus kann maximal 8 Gäste je Fahrt mitnehmen und kommt nach jeder Fahrt zurück zum Veranstaltungsort. Je nach Entfernung kann so die Kapazität pro Stunde ermittelt werden.

Nehmen wir an, das Hotel für die Gäste ist 10 Minuten vom Veranstaltungsort entfernt. Somit fallen 10 Minuten für den Hinweg und 10 Minuten für den Rückweg an. Weiterhin sollte man 2-3 Minuten für Ein- und Aussteigen der Gäste kalkulieren. Eine gesamte Fahrt wird demnach ca. 22-23 Minuten dauern, also etwa 2,8 Fahrten pro Stunde. Bei 8 Gästen pro Fahrt ergibt das also grob 22 beförderte Gäste pro Stunde.

Meist ist es auch so, dass die Gäste in kleinen Gruppen aufbrechen, so dass es öfter vorkommt, dass das Fahrzeug nicht ganz voll ist, die Gäste aber nicht auf weitere Mitfahrer warten wollen. In diesem Fall, sofern es von Ihnen nicht anders vorgegeben wurde, müssen wir mit durchschnittlich weniger als 8 Gästen pro Fahrt rechnen.

Die Planung ist in der Praxis oft schwierig. Diese Tabelle kann bei der Planung helfen:

Ø pro Fahrt Ø Entfernung = Fahrten/Stunde = Gäste/Stunde
4 Gäste 5 min 4,8 Fahrten 19 Gäste
6 Gäste 5 min 4,8 Fahrten 29 Gäste
8 Gäste 5 min 4,8 Fahrten 38 Gäste
4 Gäste 10 min 2,7 Fahrten 11 Gäste
6 Gäste 10 min 2,7 Fahrten 16 Gäste
8 Gäste 10 min 2,7 Fahrten 21 Gäste
4 Gäste 15 min 1,8 Fahrten 7 Gäste
6 Gäste 15 min 1,8 Fahrten 11 Gäste
8 Gäste 15 min 1,8 Fahrten 15 Gäste
4 Gäste 20 min 1,4 Fahrten 6 Gäste
6 Gäste 20 min 1,4 Fahrten 8 Gäste
8 Gäste 20 min 1,4 Fahrten 11 Gäste
4 Gäste 25 min 1,1 Fahrten 5 Gäste
6 Gäste 25 min 1,1 Fahrten 7 Gäste
8 Gäste 25 min 1,1 Fahrten 9 Gäste

Die Zahlen sind natürlich nur zur groben Planung gedacht, die tatsächliche Situation hängt von vielen Faktoren ab. Oft ist es z.B. so, dass am Anfang eher weniger Gäste mitfahren und gegen Ende wollen dann viele Leute gleichzeitig die Veranstaltung verlassen. Auch das Wetter spielt eine Rolle, denn nachts bei Regen ist das Fahrzeug in der Regel langsamer als tagsüber bei Sonnenschein und auch das Ein- und Aussteigen dauert bei Regen in der Regel etwas länger.

Gästeplanung

Die schwierigste Aufgabe ist es, herauszufinden, wie viele Gäste das Shuttle nutzen möchten. Die Erfahrung zeigt, dass sich oftmals auf der Veranstaltung Personen treffen, die sich dann absprechen und dann gemeinsam mit einem privaten Auto fahren, so dass es am Ende oft weniger Fahrgäste im Shuttle sind, als ursprünglich geplant war. Andererseits gibt es Personen, die selbst fahren wollten, dann aber zu viel getrunken haben und doch lieber das Shuttle nutzen möchten.

Hier gibt es leider keine Faustregel, jede Feier gestaltet sich etwas anders. Hier hilft es nur, die Gäste schon bei der Einladung über den Shuttle-Dienst zu informieren, um dann möglichst verbindliche Zusagen von den Gästen zu erhalten.  

Koordination am Einsatzabend

 Es hat es sich als hilfreich erwiesen, wenn jemand den Ablauf vor Ort etwas regelt.

Für den Fahrer bzw. die Fahrerin ist es sehr hilfreich, eine Handy-Nummer zu haben, falls unerwartete Situationen auftreten. Beispielsweise wenn vereinbart wurde, dass alle Gäste zu einem festen Hotel zu fahren sind, ein Gast aber anderswo hingebracht werden möchte.

Auch wäre wichtig, dass der Organisator einen festen Platz für das wartende Fahrzeug vereinbart und dies auch den Gästen kommuniziert. Wenn die Gäste immer erst langsam eintrudeln, wenn das Fahrzeug schon vor Ort steht, vergehen oft viele Minuten, bis der letzte Gast ankommt und das Fahrzeug wieder starten kann, so dass der Durchsatz pro Stunde stark sinkt und es so am Ende schnell knapp wird, wenn noch sehr viele Gäste vor Ort sind.

Ein Organisator vor Ort kann hier helfen und für den reibungslosen Transport sorgen, indem er für Fragen zur Verfügung steht und die Gäste informiert, wo das Fahrzeug bereitstehen wird.

Bei Hochzeitsfeiern empfehlen wir, hier einen Freund um Hilfe zu bitten, da das Hochzeitspaar an diesem Abend natürlich wenig Zeit für die Koordination der Gästetransporte hat.

Option: Beteiligung an den Fahrtkosten

Auf manchen Veranstaltungen wird vorgesehen, dass die Gäste eine pauschale Gebühr als Beteiligung an den Fahrkosten bezahlen. Beispielsweise ist es möglich, dass wir von jedem Fahrgast einen von Ihnen festgelegten Betrag kassieren. Die eingenommenen Beträge werden Ihnen dann von den angefallenen Kosten abgezogen bzw. erstattet, falls ein Überschuss entsteht.

Beispiel: Bei 5,- Euro pro Fahrgast und 27 beförderten Gästen pro Stunde wären die Kosten für den Shuttle-Dienst gedeckt.

Zu erwähnen wäre jedoch, dass die Erfahrung zeigt, dass die Menge der Fahrgäste sinkt, sobald die Fahrt etwas kostet, da die Gäste dann oftmals auf Mitfahrgelegenheiten bei den anderen Gästen ausweichen, um Kosten zu sparen.

Welche Angaben benötigen wir von Ihnen?

  • Genauer Ort und Datum der Veranstaltung
  • Wann soll das Fahrzeug vor Ort bereitstehen?
  • Wann soll das Fahrzeug den Einsatz beenden?
    • Feste Uhrzeit
    • Spontan, wenn der Veranstalter / Organisator dies bekanntgibt
    • Bis zum Ende der Veranstaltung, wenn keine Gäste mehr vor Ort sind
  • Mit wie vielen Fahrgästen rechnen Sie etwa? Werden ggf. mehrere Fahrzeuge benötigt?
  • Welche Ziele sollen angefahren werden?
    • Ein oder mehrere feste Standorte (z.B. Bahnhof, Hotels, etc)
    • Der Fahrgast entscheidet frei, wohin er möchte
    • Sonstige Vorgaben?
  • Organisator: An wen darf sich unser Fahrer bzw. unsere Fahrerin wenden, wenn unerwartete Fragen auftauchen? Name und Handy-Nummer sind hilfreich.
  • Name, Anschrift und E-Mail Adresse der Person, die für die Bezahlung zuständig ist. Hier senden wir dann auch nach Abschluss der Veranstaltung die Rechnung hin.

Verbindliche Bestellung

Da es pro Jahr meist wenige „beliebte“ Termine für Veranstaltungen gibt und sich an diesen Tagen oft mehrere Interessenten bei uns melden, müssen wir für eine verbindliche Bestellung eine Anzahlung in Höhe von 75% der geplanten Einsatzkosten nehmen. Das Fahrzeug kann nur dann verbindlich reserviert werden, wenn die Anzahlung bei uns eingegangen ist.

Dies kann gern bargeldlos per Überweisung auf unser Konto erledigt werden. Unsere Bankverbindung lautet:

Kontoinhaber: Taxi und Mietwagen Manuel Butschek e.K.  
IBAN: DE15 7645 0000 0231 5665 22  
BIC (SWIFT): BYLADEM1SRS  
Bankinstitut: Sparkasse Mittelfranken Süd

Nennen Sie im Verwendungszweck bitte das Wort „Shuttle“ sowie das Datum der Feier. Nach Abschluss der Feier erhalten Sie von uns eine Rechnung über den Gesamtbetrag, die Anzahlung ist darin aufgeführt und wird vom Betrag abgezogen.

Um zu vermeiden, dass das Fahrzeug an einem falschen Tag kommt, beachten Sie bei der Bestellung bitte den Tageswechsel um 0 Uhr. Findet die Veranstaltung ab Freitagabend statt und möchten Sie das Shuttle ab 1 Uhr, so muss das Fahrzeug den Einsatz am SAMSTAG um 1 Uhr starten. 

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung. Telefonisch unter der Rufnummer 09171 97900 oder per E-Mail an zentrale@minicar-butschek.de.

Übrigens, wussten Sie schon?

Unseren Hochzeitsgästen bieten wir mit unserer Limousine auch bei der Fahrt zum Standesamt, zur Kirche oder zur Hochzeitsfeier ein edles Fahrzeug mit individuellem Blumenschmuck.

Sprechen Sie uns bei Interesse einfach an.